Gebruiksvoorwaarden

Doel - werking

De verhuurder zorgt voor de uitrusting, verwarming en verlichting van de zalen en stelt ze tegen een huurprijs, ter beschikking van de gebruikers. De gebruikers zorgen voor de nodige vergunningen en verzekeringen.

Met het huidige complex beschikt de leefgemeenschap Hoegaarden nu over de nodige accommodaties  om tot volle ontplooiing te komen. Het kan het reeds rijke verenigingsleven in Hoegaarden enkel ten goede komen. Maar het spreekt vanzelf dat ook andere verenigingen en particulieren uit gans Hoegaarden er welkom zijn. Tijdig reserveren is evenwel noodzakelijk. 

Voor wie

De gebruikers of huurders van één der zalen zijn ingedeeld in drie categorieën:

A = verenigingen die lid zijn van de VZW  “Parochiecentrum” en hun leden

B= Hoegaardse verenigingen die geen lid zijn van de vzw “Parochiecentrum” en bewoners van Hoegaarden

C= Niet-Hoegaardse verenigingen en anderen

De huurtarieven worden volgens deze indeling berekend.

De huurder treedt op in eigen naam of in naam van zijn vereniging; hij mag niet onderverhuren. De verhuurder mag te allen tijde hierop controle uitoefenen. Voor afwijkingen wordt de huurder een boete van 500 EURO aangerekend.

Voorrangsregeling: bij gelijktijdige huuraanvraag voor eenzelfde dag geldt de regel dat categorie A vóór categorie B komt, categorie B vóór categorie C.

Infrastructuur

De vzw ‘Parochiecentrum heeft volgende infrastructuren ter beschikking van de gebruiker:

  1. Grote zaal met een capaciteit van maximum 200 zitplaatsen, 
  2. volledig ingerichte keuken, afwaskeuken met afwasmachine en koelruimte.
  3. Café uitgerust met toog,  drankfrigo’s en koele berging, maximum 50 personen 
  4. Vergaderzaal: 10 personen  

Het café kan apart gehuurd worden. Bij gelijktijdige huuraanvraag voor eenzelfde dag, heeft de aanvraag voor zaal+café steeds voorrang op die voor het café alleen.

De grote zaal dient steeds samen met het café gehuurd worden, vermits zich daar de dranktoog bevindt. Eventuele uitzonderingen kunnen door de verhuurder toegestaan worden.

Reservatie

Contact opnemen voor reservatie van één der zalen van het ‘Parochiecentrum’ kan op verschillende manieren:

  1. Voor verenigingen van Hoegaarden die ook lid zijn van de vzw ‘Parochiecentrum’, wordt aangeraden alle activiteiten voor het volgende werkjaar over te maken op de algemene statutaire vergadering in mei  en op de bijzondere kalendervergadering in ***. Aanpassingen, wijzigingen en schrappingen worden tijdig vooraf doorgemaild aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Parochiecentrum’ op adres: ****
  2. Alle andere verenigingen en particulieren kunnen reserveren als volgt:
  • Via de website van het ‘Parochiecentrum’: http://pchoegaarden.com  In het tabblad ‘contact’ dient de aanvrager alle gevraagde gegevens in te vullen. De verantwoordelijke van de vzw ‘Parochiecentrum’ zal hierna een bevestigingsbericht sturen naar de aanvrager en een overeenkomst wordt opgemaakt (zie verder).
  • Via een e-mail aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Parochiecentrum’ op adres: p[email protected]. Een bevestiging wordt hierna verstuurd naar de aanvrager en een overeenkomst wordt opgemaakt (zie verder).
  • Via persoonlijk contact met de verantwoordelijke voor de reservaties van het ‘Parochiecentrum’ of met een ander bestuurslid van de vzw.

De handelswijzen onder de punten 2 en 3. zijn minder geschikt voor een reservatie gezien de kans op foutieve gegevensinvoer groter is dan bij een eigen invoer van zijn persoonsgegevens via het internet.

Alle reservaties dienen ten minste 14 dagen op voorhand aangevraagd te worden (behoudens koffietafel)!

Gebruiksovereenkomst

Om een correcte overeenkomst op te maken zijn volgende gegevens nodig:

  1. Naam van de aanvrager en eventueel de naam van de vereniging die hij/zij vertegenwoordigt.
  2. Adresgegevens van de aanvrager.
  3. Telefoonnummer en/of e-mailadres.
  4. De datum en de aard van de activiteit die gepland wordt. Bepaalde activiteiten kunnen enkel in de grote zaal plaatsvinden.
  5. De locatie binnen het complex van het ‘Parochiecentrum’ waarvoor de aanvraag geldt. Let hierbij op het maximum aantal toegelaten personen per zaal.
  6. De eventuele behoefte om de avond voorafgaand aan de datum van de activiteit te gebruiken om de zaal gereed te zetten (vanaf 18 uur). Als de kalender het toelaat kan deze optie genomen worden: de prijs hiervan bedraagt 25 EURO.
  7. De eventuele vraag om de zaal zonder meubilair te voorzien. Deze optie dient tijdig te worden aangevraagd. De extra kost hiervoor bedraagt 60 EURO.

Deze gegevens worden door de verantwoordelijke van de vzw ‘Parochiecentrum’ opgenomen in een overeenkomst die in het tweevoud wordt overgemaakt aan de aanvrager/huurder. De huurder controleert dit contract, ondertekent één exemplaar en bezorgt dit terug aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de vzw ‘Parochiecentrum’ binnen de week na opmaak van het document. De huurder stort het gevraagde voorschot op het rekeningnummer van de vzw ‘Parochiecentrum’, dat vermeld staat in de overeenkomst.

Na ontvangst van het ondertekende exemplaar van de overeenkomst en na storting van het gevraagde voorschot is de reservatie definitief. De huurder ontvangt hiervan geen aparte bevestiging.

Een eventuele annulering van de overeenkomst is mogelijk in volgende gevallen:

  • Kosteloos in geval van ernstige ziekte, ongeval of overlijden van de huurder. Men dient een bewijs hiervan aan de verhuurder over te maken.
  • Kosteloos tot één maand vóór de activiteit.
  • Tot veertien dagen vóór de activiteit wordt 50% van het voorschot terugbetaald.
  • Bij een annulering minder dan veertien dagen vóór de activiteit blijft de huurder 75% van de voorschot schuldig.
  • Bij een annulering in de week vóór de geplande activiteit wordt er geen voorschot terug betaald.

Praktische organisatie ZAAL

  • Vooraleer de zaal in gebruik te nemen is het aangeraden contact op te nemen met de zaalverantwoordelijke van de verhuurder om een concreet uur van ingebruikname af te spreken. Deze persoon is bereikbaar op het nummer X (te bekomen na reservatie). Regelmatige gebruikers dienen dit niet telkens te herhalen tenzij ze zelf een ander moment van sleutelafname wensen.
  • Voor bijzondere bestellingen van dranken, welke niet in het normale gamma (zie reservaties /dranken aanbod) van de verhuurder voorradig zijn, is het aangewezen minstens twee weken vooraf aan de zaalverantwoordelijke de bestelling door te geven.
  • De huurder overloopt samen met de zaalverantwoordelijke de checklist van ingebruikname van de zaal (zie apart document). De huurder kan op dat ogenblik, voor zover dat nog mogelijk is, bepaalde extra’s vragen welke niet opgenomen waren in de overeenkomst. De huurder en verhuurder ondertekenen de checklist nadat alle elementen ervan werden overlopen. Hierna ontvangt de huurder de nodige sleutels om na de activiteit de gehuurde ruimten af te sluiten.

Gebruik zaal - materiaal

  • Bij het gebruik van de zalen in het ontmoetingscentrum is de huurder er aan gehouden de veiligheidsvoorschriften van politie en brandweer na te leven; zo is het verboden ontvlambare producten te gebruiken in de buurt van verwarmingselementen en geldt er een verbod op vuurwerk.
  • De huurder/gebruiker respecteert het maximum aantal toegelaten personen per zaal. Dit aantal is vermeld bij de ingang van elke zaal.
  • De paniekdeuren en nooduitgangen moeten te allen tijde vrij blijven en buiten de zalen moet de toegankelijkheid voor de hulpdiensten gevrijwaard zijn.
  • De huurder is verantwoordelijk voor derden die hij aanstelt bij zijn activiteit ( bv. een traiteur).
  • In alle ruimtes van de zaal geldt er een algemeen rookverbod. Inbreuken hierop zijn ten laste van de gebruiker/huurder: boete   Hiervoor zal € 500,- boete aangerekend worden.
  • Bij geluidsoverlast rust de verantwoordelijkheid op de schouders van de gebruiker/huurder. Voor publieke organisaties is de huurder verplicht aan de gemeente een afwijking op de geldende normen aan te vragen. Dit dient te gebeuren minstens drie maanden voorafgaand aan de activiteit. Een dubbel van deze goedkeuring wordt tijdig overgemaakt aan de reservatiedienst van de verhuurder.
  • De huurder is verantwoordelijk voor alle schade die werd aangebracht aan de gebouwen en/of hun inhoud gedurende de periode van de huurovereenkomst. De prijs van de herstelling wordt door de verhuurder aangevraagd en meegedeeld aan de huurder.
  • Gebroken en/of verdwenen glazen en borden of ander materiaal worden door de verhuurder aangerekend aan de huurder. De verhuurder bepaalt de waarde ervan.
  • Het is verboden activiteiten te doen met levende dieren (tentoonstelling wel).
  • Affiches, foto’s ed. kunnen in de grote zaal opgehangen worden aan de draden die aangebracht zijn tegen de zijwanden. Het aanbrengen van affiches, foto’ ed. tegen de muren is verboden.
  • De huurder is verplicht de dranken af te nemen van de verhuurder. Bij niet naleven van deze overeenkomst zal de huurder een boete van 500 EURO worden aangerekend. Als de huurder bijzondere wensen heeft ivm dranken kan hij/zij deze bestellen bij de zaalverantwoordelijke, minstens twee weken voor de activiteit.
  • De billijke vergoeding voor het produceren van muziek wordt jaarlijks door de verhuurder betaald en dient niet apart door de huurder gestort te worden. Voor publieke activiteiten moet de huurder er wel op letten in orde te zijn met de SABAM-voorschriften.
  • Het is verboden dat de huurder enige hinder aanbrengt aan de gebruikers van een andere zaal.
  • Het openbaar domein aan de voorkant van de zaal mag in het kader van geluidsoverlast na 22u niet gebruikt worden als rokerszone. Roken mag enkel in de tuin achteraan de zaal. Peuken dienen na gebruik van de zaal van de grond verwijderd te worden (zoniet zal dit op kosten van de huurder door de verhuurder uitgevoerd worden)
  • De huurder/gebruiker mag geen wijzigingen aanbrengen aan de technische installaties. Bij slechte werking dient hij/zij contact op te nemen met de verantwoordelijke van de verhuurder.
  • Na gebruik is men verplicht de zaal uit te borstelen, de glazen te reinigen en de tafels met stoelen op orde te zetten. Afval wordt door de huurder meegenomen of kan worden achtergelaten in de afvalzakken die voorzien zijn. De prijs die wordt aangerekend per zak bedraagt 20 EURO.
  • Bij vertrek let men er op dat alle lichten gedoofd zijn. En dat de verwarming is uitgeschakeld.
  • Indien niet anders werd afgesproken, wordt de sleutel terugbezorgd bij ****

Gebruik keuken

Voor het gebruiksgemak van de huurder wordt de keuken ingedeeld in drie:

  • de huurder kan beschikken over een percolator voor koffie, over tassen, ondertassen, suikerpotten, melkkannetjes en dessertborden, samen met koffielepels en dessertvorken. Enige grote borden en taartscheppen kunnen aan de verantwoordelijke van de verhuurder worden bij gevraagd.
  • naast het materieel uit K1 kan de huurder ook gebruik maken van diepe en platte borden met lepels, messen en vorken. Schalen en kommen in inox behoren ook tot deze categorie.
  • Als de huurder wenst te koken wordt de gasaansluiting geopend en worden er kookpotten ter beschikking gesteld.
  • Bijkomend kan de huurder de friteuse gebruiken.
  • Op aanvraag wordt het afwasmachine aangeschakeld. De gebruiker zorgt zelf voor vaatdoeken en keukenhanddoeken.
  • Na gebruik wordt alle porselein op zijn voorziene plek teruggeplaatst per aantal zoals aangegeven staat, wordt het bestek in de juiste bakken gestoken en worden de kookpotten en ander gerief op hun plaats teruggezet.
  • Er mogen geen eetwaren achterblijven in de keuken.
  • Na gebruik zorgt de huurder ervoor dat de keuken met een sop wordt gedweild, dat de vuilniszakken apart staan en dat alle apparatuur is uitgeschakeld.

Betaling - afrekening

  • Na elke activiteit voeren de verantwoordelijken van de verhuurder een controle uit op het gebruik van de zaal. Indien de huurder bepaalde voorschriften van gebruik niet heeft nageleefd, worden deze inbreuken genoteerd en volgens de lijst der bijzondere kosten doorgerekend aan de huurder.
  • Bij zware afwijkingen worden er foto’s genomen en bijgehouden in het archief van de verhuurder.
  • Na elke activiteit wordt er een inventaris opgemaakt van de aanwezige dranken. Elke geopende fles en elk biervat waarvan de beschermdop is verwijderd wordt als ‘gebruikt’ beschouwd. Het verschil met de inventaris, opgenomen vóór de activiteit, geeft het verbruik weer.
  • Een afrekening wordt opgemaakt voor de huurder. Deze bevat de huur, de eventuele extra’s die opgenomen werden in de checklist bij aanvang van de activiteit, de mogelijke bijzondere kosten en het drankverbruik, met aftrek van voorschot en eventuele waarborg.
  • De huurder betaalt deze factuur binnen de termijn van dertig dagen op rekening nummer BE69 0689 0381 2378 van het ‘Parochiecentrum’.

Tarieven geldig vanaf 1 januari 2020

  • De vermelde tarieven zijn goedgekeurd door de algemene vergadering. Zij zijn geldig tot herziening door de algemene vergadering. Zij dekken het gebruik van de zaal, de keuken en het materieel voor 24 uur. Sommige kosten worden nog extra aangerekend ( zie "Tarieven") of vraag inlichtingen bij de reservatie.
  • Er zijn DRIE categorieën van gebruikers, zoals hoger vermeld.
  • Gebruikers van de categorieën B en C krijgen een overeenkomst toegestuurd en moeten VOORAF een voorschot betalen.

 
     De tarieven zijn vermeld op de pagina "
Tarieven"